Effizientes Buchen mit Excel direkt nach SAP FI
Es ist viele Jahre her. Damals arbeitete ich in einem Schweizer Unternehmen als Finanzbuchhalter für mehrere Tochterfirmen. Schon zu dieser Zeit mochte ich weder umständliche Prozesse, noch unnötige Arbeitsschritte.
Mein damaliger Wunschtraum:
Kein Ausdruck von Berechnungen. Keine manuelle Übertragung aus Excel in einen Buchungsbeleg. Keine Belege in Ordner ablegen. Alle Arbeiten in Excel ausführen, auf Knopfdruck im System verbucht. Optimalerweise inklusive der Ablage im Archiv.
Die Realität zeigte da jedoch hart die Grenzen auf. All dies war zum damaligen Zeitpunkt nicht möglich bzw. in der Unternehmung unbekannt.
Die Erfüllung meines Wunsches kam unerwartet und sprichwörtlich ins Büro geschritten. Dies in Form von Georg Kaufmann und dessen Lösung «xls2erp».
4 Eckpunkte von xls2erp
Mein damaliger Vorgesetzter hatte nicht nur enorm viel Drive, sondern ein tolles Mindset. Jede Möglichkeit effizienter und sicherer zu werden, wurde genutzt. So lernte ich dank ihm dieses spannende Tool kennen und schätzen.
Buchungsmaske (Beispiel)
Gerne lasse ich Georg selbst zu Wort kommen
Nach dem Motto: Doppelte Buchhaltung heisst nicht, dass jeder Beleg doppelt erfasst wird. Aber genau das wird in vielen Betrieben noch heute praktiziert. Daten werden in Excel berechnet, ausgedruckt und in SAP nochmals erfasst. Diese Art der doppelten Buchhaltung will sich nicht mehr jede Firma leisten. Mit xls2erp haben wir ein Add-in entwickelt, mit dem sich direkt aus Excel heraus ins SAP-System buchen lässt. Sekundenschnell. Sicher gibt es Konkurrenzprodukte, mit denen ebenfalls aus Excel nach SAP gebucht werden kann. Die meisten dieser Programme haben einen deutlich grösseren Leistungsumfang und bewegen sich in einer anderen Preiskategorie. Sie versorgen somit andere Zielgruppen. Unser Tool kann «nur» buchen. Doch, wenn ich einen Vergleich aus der Automobil-Branche herbeiziehe, so ist «xls2erp» der Unimog der Datenverarbeitung. Ein klares Arbeitspferd. Nicht schön, nicht sexy. Doch extrem flexibel und entsprechend hilfreich. So kann aus jeder Excel-Datei heraus direkt in SAP gebucht werden. Wirklich aus jeder Excel Datei. Eine spezielle Anordnung der Spalten oder Formatierung sind unnötig. Bestehende Berechnungen, Spesenbelege, Abgrenzungsbelege etc. können wie bisher weiterverwendet werden. Ohne jegliche Anpassung. Die Buchung selbst wird über die Buchungsmaske, ein weiteres Tabellenblatt, ausgelöst. Alle notwendigen Zahlen und Daten können aus den Berechnungen her wie gewohnt verknüpft werden. Weitere Möglichkeiten von «xls2erp»: Häufig wird das Tool als Schnittstelle eingesetzt. Lohndaten aus nicht SAP-Systemen, Kreditkartenabrechnungen, Bankbelege oder Telefonrechnungen können ohne grossen Aufwand verbucht werden. In dieser Art habe ich das noch bei keinem anderen Produkt gesehen. Wer es selbst nicht erlebt hat, der kann sich die Möglichkeiten und vor allem die Zeitersparnis kaum vorstellen. Übrigens, mit xls4aba ist das Tool auch für Abacus verfügbar.
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Es ist wahr, dass so manche Unternehmung sowie viele Finanzbuchhalter sich den realen Mehrwert kaum vorstellen können. Vor meinen eigenen Erfahrungen damit hatte ich selbst Zweifel daran.
Kontaktdaten
Maack, Kaufmann & Partner GmbH
Georg Kaufmann
Südstrasse 32
8617 Mönchaltorf
+41 44 500 01 90
info@mkpg.ch
Ein tolles Produkt, welches mich seit Jahren begeistert. Vielleicht Sie demnächst ebenfalls.
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